Dienstreise in der Steuererklärung, Reisekosten absetzen, auch trotz Erstattung

Stand: 28. September 2026 · Werte für das Steuerjahr 2025

Reisekosten absetzen kannst Du für jede beruflich veranlasste Fahrt, die nicht zu Deiner ersten Tätigkeitsstätte führt. Fahrtkosten mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer, Verpflegungspauschalen von 14 € und 28 €, Hotel und Nebenkosten gehen als Werbungskosten in die Anlage N. Erstattet Dein Arbeitgeber einen Teil, setzt Du den Rest ab. Meist ist das die Verpflegung. Hier findest Du die Sätze, die Zeilen der Anlage N und die Regeln für Arbeitnehmer, Selbständige und Studenten.

Wann kannst Du Dienstreisen steuerlich absetzen und Reisekosten als Werbungskosten angeben?

Absetzen kannst Du jede Dienstreise, die beruflich veranlasst ist und nicht zu Deiner ersten Tätigkeitsstätte führt. Das Steuerrecht kennt den Begriff Dienstreise seit 2014 nicht mehr. Es spricht von der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (§ 9 Abs. 4a EStG). Gemeint ist jede Tätigkeit außerhalb Deiner Wohnung und außerhalb Deiner ersten Tätigkeitsstätte, also des Betriebs, dem Dich Dein Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet hat. Der Kundentermin in einer anderen Stadt, die Messe, die Fortbildung, der Einsatz in einer Filiale, die Konferenz im Ausland, alles Dienstreisen. Die Definition der Dienstreise im Steuerrecht hängt damit an einem einzigen Ort. Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise, sondern Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale. Der Tag im Homeoffice ist auch keine Dienstreise, dafür gibt es die Homeoffice-Pauschale.

Dienstreisekosten sind Werbungskosten in vier Arten, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Sie zählen zusammen mit allen anderen Werbungskosten. Steuern sparen sie erst, wenn Du über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € kommst, den das Finanzamt ohnehin abzieht. Eine Dienstreise steuerlich absetzen lohnt sich deshalb vor allem, wenn Du oft unterwegs bist oder der Arbeitgeber nicht alles erstattet. Dienstreisen sind steuerlich absetzbar, solange sie beruflich veranlasst sind. Das Finanzamt darf dafür Nachweise verlangen, etwa die Einladung, das Programm, die Hotelrechnung und bei gemischten Reisen eine Aufteilung nach Tagen.

Musst Du Dienstreisen trotz Erstattung in der Steuererklärung angeben, wenn der Arbeitgeber bezahlt?

Nein, erstattete Reisekosten musst Du in der Steuererklärung nicht angeben, solange Du für diese Reisen keine Werbungskosten ansetzt. Die Erstattung durch Deinen Arbeitgeber ist für Dich steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG) und keine Einnahme. Absetzen kannst Du nur, was Du selbst getragen hast. Das ist häufiger, als es klingt. Viele Arbeitgeber erstatten Fahrt und Hotel, aber nicht die Verpflegungspauschale. Oder sie zahlen für den Privatwagen weniger als 30 Cent je Kilometer.

Hat der Arbeitgeber die Dienstreise nur zum Teil bezahlt, rechnest Du für die Steuererklärung je Kostenart. Du trägst Deine vollen Werbungskosten ein. In Zeile 71 der Anlage N trägst Du ein, was der Arbeitgeber davon steuerfrei ersetzt hat. Bei der Verpflegung ist es Zeile 77. Den Betrag findest Du in Zeile 20 Deiner Lohnsteuerbescheinigung als steuerfreie Verpflegungszuschüsse. Das Finanzamt zieht die Erstattung ab, der Rest zählt. Dienstreisen trotz Erstattung in der Steuererklärung angeben musst Du also nur, wenn der Arbeitgeber einen Teil der Reisekosten erstattet hat. Genau dann lohnt es sich.

Beispiel: 2.000 Dienstkilometer im Jahr mit dem eigenen Auto, der Arbeitgeber erstattet 20 Cent je Kilometer, also 400 Euro. Du trägst 600 Euro Fahrtkosten ein und 400 Euro Erstattung. 200 Euro bleiben als Werbungskosten übrig.

Zeile 66 Reisekosten

600 €

Zeile 71 Vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt

400 €

Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, etwa 40 Euro Spesen am Tag statt 28, ist der Überschuss Arbeitslohn. Bis zum Doppelten der Pauschale darf er ihn mit 25 Prozent pauschal versteuern. Darüber läuft er über Deine Lohnsteuer. Reisekosten versteuern musst Du also nur, wenn der Arbeitgeber großzügiger ist als das Gesetz.

Fahrtkosten bei Dienstreisen setzt Du mit der Kilometerpauschale von 30 Cent oder mit Belegen ab

Für Fahrten mit dem eigenen Auto gilt bei Dienstreisen die Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer, und zwar für jeden gefahrenen Kilometer, also für Hin- und Rückweg. Mit dem Motorrad oder Roller sind es 0,20 € je gefahrenem Kilometer. Die Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers für Dienstfahrten ist bis zu diesem Satz steuerfrei. Zahlt er weniger, setzt Du die Differenz ab. Dienstfahrten von der Steuer absetzen kannst Du auch, wenn sie kurz sind. Die Fahrt zur Post oder zum Kunden um die Ecke zählt mit derselben Pauschale.

Beispiel: Kundentermin 180 Kilometer entfernt, hin und zurück also 360 Kilometer. 360 Kilometer mal 0,30 Euro ergibt 108 Euro Fahrtkosten für einen Tag.

Zeile 66 Reisekosten

108 €

Kilometergeld und km-Pauschale bei Dienstreisen sind zwei Namen für dieselben 30 Cent

Das Kilometergeld bei Dienstreisen, also die Kilometerpauschale, ist seit Jahren unverändert. 2023 wie 2026 sind es 30 Cent, für die Steuererklärung genauso wie für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Die km-Pauschale bei Dienstreisen ist etwas anderes als die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg. Die zählt nur die einfache Strecke, dafür mit 0,30 € bis 20 km, ab 21 km 0,38 € je Kilometer. Wer beides verwechselt, setzt für die Dienstreise zu wenig an.

Statt der Pauschale kannst Du die tatsächlichen Kosten je Kilometer ansetzen, wenn Du sie belegst. Dafür teilst Du alle Autokosten eines Jahres durch die gefahrenen Kilometer. Das lohnt sich bei teuren Autos, kostet aber ein Fahrtenbuch. Bahn, Bus, Flug, Taxi und Mietwagen setzt Du mit dem Ticket oder der Rechnung an. Für das Fahrrad gibt es keine Pauschale mehr, hier zählen nur tatsächliche Kosten. Mit dem Firmenwagen fällt bei Dir nichts an, weil der Arbeitgeber die Kosten trägt.

Bei einer Fahrgemeinschaft auf der Dienstreise bekommt der Fahrer die 30 Cent je Kilometer, egal wie viele Kollegen mitfahren. Einen Zuschlag je Mitfahrer gibt es nicht mehr. Die Mitfahrer setzen nichts ab, weil sie keine Fahrtkosten hatten. Wechselt Ihr Euch mit dem Fahren ab, setzt jeder die Fahrten mit dem eigenen Auto an. Fahrtkosten bei Dienstreisen mit Fahrgemeinschaft sind damit Werbungskosten nur für den, der fährt.

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die Verpflegungspauschale von 14 und 28 Euro

Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bekommst Du 14 €, bei 24 Stunden 28 €. Bei mehrtägigen Reisen gelten An- und Abreisetag ohne Mindestdauer mit 14 €. Belege brauchst Du dafür nicht, denn essen musst Du auch zu Hause. Deshalb gibt es für die Verpflegung Pauschalen. Der Verpflegungsmehraufwand ist bei den meisten Dienstreisen der Posten, der übrig bleibt, weil Arbeitgeber ihn seltener erstatten als Fahrt und Hotel.

Beispiel: Zwei Tage Kundentermin in Hamburg mit einer Übernachtung. Dein Arbeitgeber zahlt Bahnticket und Hotel, Verpflegung zahlt er nicht. Du setzt 14 € für den Anreisetag und 14 € für den Abreisetag an, zusammen 28 Euro. Bahn und Hotel trägst Du nicht ein, weil Du sie nicht bezahlt hast.

Anlage N

Zeile 73 Anzahl der An- und Abreisetage (bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung)

2

Zwei Einschränkungen gibt es. Die Pauschalen bekommst Du an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Erst eine Unterbrechung von vier Wochen startet die Frist neu. Und stellt Dir der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt, etwa beim Frühstück im Hotel, das er gebucht hat, oder beim Mittagessen auf der Tagung. Die Kürzung beträgt 5,60 € für ein Frühstück und 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Bei einem vollen Tag mit allen drei Mahlzeiten bleibt nichts übrig.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten eigene Pauschbeträge je Land, teils je Stadt. Das Bundesfinanzministerium gibt sie jedes Jahr neu bekannt, für 2026 im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Dort stehen für jedes Land drei Werte, die Pauschale für 24 Stunden, die für An- und Abreisetag und eine Übernachtungspauschale. Die Übernachtungspauschale darf allerdings nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung zählen auch im Ausland nur die tatsächlichen Hotelkosten. Für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen gilt der Satz des Landes, das Du vor Mitternacht zuletzt erreicht hast.

Übernachtungskosten und Reisenebenkosten kannst Du bei der Steuer nur mit Beleg absetzen

Übernachtungskosten absetzen kannst Du in tatsächlicher Höhe, mit der Hotelrechnung, der Rechnung der Pension oder der Buchungsbestätigung der Ferienwohnung. Eine Übernachtungspauschale gibt es für die Steuererklärung nicht. Die 20 € je Nacht darf nur der Arbeitgeber ohne Beleg erstatten. Enthält die Hotelrechnung ein Frühstück ohne eigenen Preis, ziehst Du 5,60 € ab. Frühstück ist Verpflegung und läuft über die Pauschale. Dauert die Tätigkeit an derselben Stelle länger als 48 Monate, gilt ab dann die Grenze der doppelten Haushaltsführung von 1.000 € im Monat.

Reisenebenkosten sind alles, was die Reise sonst kostet und beruflich veranlasst ist. Dazu zählen Parkgebühren, Maut, Gepäcktransport und Gepäckaufbewahrung, die Reisegepäckversicherung, berufliche Telefonate und ein Unfall auf der Dienstfahrt. Auch Trinkgelder gehören dazu, die Du mit einem Eigenbeleg festhältst. Nicht dazu gehören Bußgelder, der Kinobesuch am Abend und die Minibar. Reisenebenkosten sind bei der Steuer unauffällig, aber sie summieren sich. Das Finanzamt erkennt sie mit Beleg ohne Diskussion an.

Beispiel: Drei Tage Fortbildung in München, Hotel zwei Nächte 240 Euro inklusive Frühstück ohne Einzelpreis, Parkhaus 36 Euro. Die Übernachtungskosten sind 240 Euro minus zweimal 5,60 Euro, also 228,80 Euro. Die Reisenebenkosten sind 36 Euro.

Zeile 67 Übernachtungskosten

228,80 €

Zeile 68 Reisenebenkosten

36 €

Reisekosten bei Dienstreisen trägst Du in der Steuererklärung in die Anlage N ein

Dienstreisen in der Steuererklärung angeben heißt also, die Reisekosten nach Kostenart zu summieren, nicht je Reise. ELSTER fragt in der Anlage N unter Werbungskosten nach Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten und rechnet die Erstattungen selbst gegen. Eine Reisekostenabrechnung, wie Du sie beim Arbeitgeber einreichst, brauchst Du für die Steuererklärung nicht. Du brauchst aber eine Liste Deiner Reisen mit Datum, Ziel, Zweck und Abwesenheitsdauer, falls das Finanzamt nachfragt. Hast Du Reisekosten vergessen, kannst Du den Bescheid innerhalb eines Monats noch ändern lassen.

Wie können Selbstständige und Freiberufler die Reisekosten einer Geschäftsreise steuerlich absetzen?

Selbstständige und Freiberufler setzen Reisekosten als Betriebsausgaben ab, mit denselben Pauschalen und Regeln wie Arbeitnehmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Eine Geschäftsreise steuerlich absetzen heißt für sie, Fahrtkosten mit 30 Cent oder Belegen, Verpflegungspauschalen von 14 und 28 Euro, Hotel und Nebenkosten in der Steuererklärung in die Anlage EÜR einzutragen. Die Verpflegungspauschalen haben dort eine eigene Zeile, der Rest steht bei den übrigen Betriebsausgaben. An die Stelle der ersten Tätigkeitsstätte tritt die Betriebsstätte, sonst ändert sich nichts. Geschäftsreisen mit privatem Anteil teilst Du nach Tagen auf. Fahrtkosten als Betriebsausgaben absetzen kann auch, wer ein Gewerbe nebenbei betreibt, etwa als Kleinunternehmer neben dem Studium.

Mietwagen steuerlich absetzen geht für Selbständige wie für Arbeitnehmer mit der Rechnung, dazu Sprit und Parken. Als Unternehmer ziehst Du auch die Vorsteuer, wenn Du nicht Kleinunternehmer bist. Ein Mietwagen für das Gewerbe zählt zu den Reisekosten, solange die Fahrt betrieblich ist, die private Verlängerung übers Wochenende nicht. Für den eigenen Wagen hast Du als Unternehmer dieselbe Wahl wie Arbeitnehmer, 30 Cent je Kilometer oder die tatsächlichen Kosten. Sobald das Auto zum Betriebsvermögen gehört, laufen alle Kosten ohnehin über den Betrieb.

Reisekosten im Studium entstehen bei Exkursion, Praktikum und Auslandssemester, nicht auf dem Weg zur Uni

Fahrten zur Uni sind keine Reisekosten, denn für Studenten gilt die Uni als erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 S. 8 EStG). Der Weg dorthin ist Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale. Reisekosten entstehen bei allem, was nicht die eigene Hochschule ist, etwa der Exkursion, der Bibliothek in einer anderen Stadt, der Tagung oder dem Auslandssemester. Dasselbe gilt für ein Pflichtpraktikum in einer anderen Stadt, auch mit der Verpflegungspauschale. Im Fernstudium gilt das für die Präsenzphasen. Im dualen Studium gilt es für die Fahrten zur Hochschule, weil dort der Betrieb die erste Tätigkeitsstätte ist. Im Erststudium landen die Reisekosten als Sonderausgaben bis 6.000 € im Jahr. Im Zweitstudium und in der Promotion sind sie Werbungskosten mit Verlustvortrag.

Häufige Fragen

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?

Nein, steuerfrei erstattete Reisekosten sind keine Einnahme und kommen in keine Zeile, solange Du für diese Reisen keine Werbungskosten ansetzt. Setzt Du den nicht erstatteten Rest ab, trägst Du die Erstattung in Zeile 71 der Anlage N ein, bei der Verpflegung in Zeile 77, damit das Finanzamt sie gegenrechnet.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto, für Hin- und Rückfahrt, mit Motorrad oder Roller 0,20 € je gefahrenem Kilometer. Für Fahrrad, Bahn und Flug gibt es keine Pauschale, dort zählen die tatsächlichen Kosten.

Was gilt bei einer Fahrgemeinschaft auf der Dienstreise?

Der Fahrer setzt 30 Cent je gefahrenem Kilometer ab, die Mitfahrer nichts, weil sie keine Kosten hatten. Wechselt Ihr Euch ab, rechnet jeder seine eigenen Fahrten.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

14 € bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und an An- und Abreisetagen, 28 € für volle Tage, im Inland unverändert seit 2020. Im Ausland gelten Ländersätze aus der Tabelle des Bundesfinanzministeriums.

Kann ich Übernachtungskosten ohne Beleg absetzen?

Nein. In der Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Kosten mit Rechnung. Die Pauschale von 20 € je Nacht darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.

Können Selbständige und Freiberufler Reisekosten absetzen?

Ja, als Betriebsausgaben in der Anlage EÜR, mit denselben Pauschalen wie Arbeitnehmer. Das sind 30 Cent je Kilometer, 14 und 28 Euro Verpflegung, Hotel und Nebenkosten mit Beleg.

Wo trage ich Reisekosten in der Steuererklärung ein?

In der Anlage N bei den Werbungskosten. Fahrtkosten kommen in Zeile 66, Übernachtungskosten in Zeile 67, Reisenebenkosten in Zeile 68, Erstattungen des Arbeitgebers für Fahrt, Hotel und Nebenkosten in Zeile 71, die Verpflegungspauschalen in die Zeilen 72 bis 76 und steuerfrei ersetzte Verpflegung in Zeile 77.

Sind Fahrten zur Uni Reisekosten?

Nein, die Uni ist im Vollzeitstudium die erste Tätigkeitsstätte, für den Weg dorthin gilt die Entfernungspauschale. Reisekosten gibt es für Exkursionen, Tagungen, das Auslandssemester und im dualen Studium für die Fahrten zur Hochschule.