Reisekosten bei Dienstreisen steuerlich absetzen

Berufliche Reisen gehören für viele Arbeitnehmer wieder zum Arbeitsalltag. Dienstreisen zu Geschäftspartnern in andere Städte oder ein Flug zu einer internationalen Konferenz sind trotz Corona-Pandemie und Homeoffice wieder alltäglich geworden. Doch wie können Berufstätige die mit diesen Reisen verbundenen Kosten von der Steuer absetzen? Fahrtkosten, Übernachtungsaufwendungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr bei Reisekosten Steuern sparen könnt und welche Voraussetzungen dafür gelten.

Wann sind Dienstreisekosten absetzbar?

Für eine steuerliche Absetzung von Reisekosten ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit notwendig. Diese liegt vor, wenn ihr vorübergehend außerhalb eurer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich aktiv seid. Als Arbeitnehmer wird eure reguläre Arbeitsstelle im Betrieb als erste Tätigkeitsstätte angesehen. Die berufliche Veranlassung deiner Reise ist gegeben, wenn du im Interesse deines Arbeitgebers unterwegs bist - sei es für Kundentermine, Weiterbildungen, Messen oder die Besichtigung eines ausländischen Werkes.

Steuertipp: Dokumentiert eure Reisen unbedingt, da das Finanzamt möglicherweise Nachweise für die berufliche Veranlassung, die Dauer sowie den Weg der Reise verlangt. Hierzu gehören beispielsweise Fahrtenbücher, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen.

Welche Reisekosten könnt ihr absetzen?

Nur die Kosten, die vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können in der Steuererklärung als Reisekosten angegeben werden. Falls der Arbeitgeber zumindest einen Teil der Kosten übernimmt, muss dieser Anteil von den absetzbaren Kosten abgezogen werden. Alternativ können die nicht erstatteten Kosten in Verbindung mit den Arbeitgeberzuschüssen angegeben werden.

Eine Dienstreise liegt aus steuerrechtlicher Sicht vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend seine berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort ausübt als an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte. Dabei gilt die erste Tätigkeitsstätte als die üblicherweise genutzte Arbeitsstätte im Betrieb. Nachfolgend findet ihr eine Zusammenfassung von absetzbaren Reisekosten bei einer Dienstreise.

Fahrtkosten von der Steuer absetzen

Arbeitnehmer können die Fahrtkosten ihrer Dienstreisen in ihrer Steuererklärung geltend machen. Dabei haben sie zwei Optionen: die Kilometerpauschale oder die tatsächlich entstandenen Kosten.

Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug gilt eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer für Hin- und Rückweg. Falls die tatsächlichen Kosten pro Kilometer höher sind, können diese angegeben werden, allerdings müssen sie durch ein Fahrtenbuch und alle relevanten Quittungen nachgewiesen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte nur begrenzt absetzbar sind. Hier gilt die Entfernungspauschale, die seit 2022 bei 38 Cent pro Kilometer liegt.

Wie ihr in eurer Steuererklärung Fahrtkosten angeben könnt, unterscheidet sich je nach Fortbewegungsmittel. Bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln können sämtliche Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten vollständig abgesetzt werden. Wenn ihr öffentliche Verkehrsmittel nutzt und eure Geschäftsreise steuerlich absetzen wollt, solltet ihr alle Einzelbelege aufbewahren.

Steuertipp:: Es werden nur Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Leihwagen, Dienstfahrrad oder dem eigenen Auto anerkannt. Die Fahrtkosten können also nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Strecke nicht mit dem Firmenwagen zurückgelegt wird.

Verpflegungs- und Übernachtungskosten von der Steuer absetzen

Für mehrtägige Dienstreisen können pro vollem Arbeitstag Verpflegungspauschalen von 28 Euro angesetzt werden. Seit 2020 beträgt die Pauschale für eintägige Reisen mit mindestens acht Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte 14 Euro. Auch An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen können mit diesem Betrag abgerechnet werden.

Übernachtungskosten, wie Hotelrechnungen, können in voller Höhe abgesetzt werden. Allerdings muss der Betrag für Mahlzeiten von der Gesamtrechnung abgezogen werden, sobald diese auf der Hotelrechnung ausgewiesen sind.

Pauschale Sätze berücksichtigen höhere Verpflegungskosten auf Reisen. Die Sätze variieren je nach Dauer der Abwesenheit von deinem Wohnort, dem Ort deiner Dienstreise sowie eurer ersten Tätigkeitsstätte.

Berufliche Reisen ins Ausland

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten unterschiedliche Pauschbeträge je nach Land. Diese Auslands-Pauschalen sind in den entsprechenden Richtlinien festgelegt und können bei der Steuererklärung berücksichtigt werden. Ausgaben für Beförderung, Gepäckaufbewahrung, Telefonate, Schriftverkehr und mehr können ebenfalls abgesetzt werden.

Weitere absetzbare Kosten bei Dienstreisen

Neben den bereits genannten Kosten können auch Eintrittskarten, Trinkgelder, Maut- und Parkgebühren, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Kosten für Mietwagen oder Taxi, Telefonate mit Arbeitgebern und Geschäftspartnern, Beförderungs- und Aufbewahrungskosten für Gepäck, Reisegepäckversicherung sowie Gepäckgebühren steuerlich abgesetzt werden. Falls ihr Kosten vergessen habt, könnt ihr eure Steuererklärung zurückziehen .

Es ist nicht nur Arbeitnehmern auf Dienstreise gestattet, ihre Reisekosten von der Steuer abzusetzen. Auch Vermieter, Bewerber, die zu Vorstellungsgesprächen fahren, und Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung können diese Möglichkeit nutzen.

Insgesamt bietet das Steuerrecht eine Reihe von Möglichkeiten, die finanzielle Belastung durch Dienstreisen abzumildern. Es ist jedoch ratsam, genaue Aufzeichnungen über alle Ausgaben zu führen und alle relevanten Belege aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung seitens des Finanzamts gut gerüstet zu sein.

So könnt ihr bei Reisekosten Steuern sparen

Berufliche Reisekosten können von Arbeitnehmern, Selbstständigen und sogar Vermietern geltend gemacht werden. Auch Reisekosten für Bewerbungsgespräche sind absetzbar. Wenn berufliche und private Zwecke vermischt werden, können die Kosten für den beruflichen Teil abgesetzt werden, sofern eine Trennung möglich ist.

Insgesamt bietet die steuerliche Absetzung von Reisekosten eine attraktive Möglichkeit, die finanzielle Belastung beruflicher Auswärtstätigkeiten zu mindern und so Steuervorteile zu nutzen. Die genaue Berechnung und Absetzung erfordern allerdings eine genaue Dokumentation. Zudem solltet ihr die aktuellen Bestimmungen und Gesetzte im Blick behalten, um eure Dienstreise von der Steuer abzusetzen.